Obowiązki rejestrowe spółek handlowych – CRBR, US

W ostatnich artykułach (dostępnych pod linkami: KRS cz. 1 i KRS cz. 2) przedstawiliśmy obowiązki rejestrowe spółek handlowych w zakresie wpisów do Krajowego Rejestru Sądowego. Jednak zgłoszenia do KRS nie wyczerpują zakresu obowiązków rejestrowych spółek handlowych. Nie można zapominać, że spółki te są również zobowiązane do zgłaszania i aktualizacji danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) oraz w urzędzie skarbowym.

Czym jest CRBR i jakie informacje należy do niego zgłaszać? Co należy zgłosić do urzędu skarbowego? Co grozi za niedopełnienie tych obowiązków? Na wszystkie te pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule.

Czym jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest jawną, urzędową bazą danych, zawierającą informacje o osobach fizycznych posiadających status beneficjentów rzeczywistych podmiotów wpisanych do KRS. Jest on jednym z narzędzi służących do identyfikowania osób fizycznych decydujących o działalności podmiotów gospodarczych.

Kto to „beneficjent rzeczywisty”?

Beneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad danym podmiotem (np. spółką) poprzez posiadane uprawnienia, wynikające z okoliczności faktycznych lub prawnych. Uprawnienia te muszą umożliwiać tej osobie fizycznej wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez dany podmiot.

Mówiąc prościej, beneficjentem rzeczywistym jest każda osoba fizyczna, która faktycznie sprawuje kontrolę nad danym podmiotem poprzez wywieranie decydującego wpływu na jego działania.

Nie zawsze osoba wywierająca decydujący wpływ na dany podmiot jest łatwa do ustalenia „na pierwszy rzut oka”. Dlatego też wprowadzono wymóg ujawniania beneficjentów rzeczywistych w CRBR – aby osoby te nie pozostawały anonimowe. W spółkach nie posiadających złożonych struktur korporacyjnych, ustalenie beneficjenta rzeczywistego zazwyczaj nie nastręcza wielu trudności. Jednak w wielu podmiotach takiej osoby należy poszukiwać na wyższych poziomach struktur.

Poza przytoczoną definicją ogólną, ustawa wprowadza pewne bardziej szczegółowe wytyczne, pomagające w ustaleniu, kto w danym podmiocie jest beneficjentem rzeczywistym.

W przypadku spółek handlowych beneficjentem rzeczywistym będzie w szczególności każda osoba fizyczna, która:

• w spółkach kapitałowych:

• • jest udziałowcem lub akcjonariuszem posiadającym więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji w tej spółce; lub
  • dysponuje więcej niż 25% ogólnej liczby głosów na zgromadzeniu wspólników lub akcjonariuszy tej spółki, w tym także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie innych porozumień; lub
  • sprawuje kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, które łącznie w danej spółce:
    • posiadają prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji; lub
    • dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów na zgromadzeniu wspólników lub akcjonariuszy tej spółki, w tym także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie innych porozumień; lub
  • sprawuje kontrolę nad tą spółką poprzez posiadanie uprawnień, jakie przysługują jednostce dominującej nad jednostką zależną.

• w spółkach osobowych:
  • • jest wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji spółki i prowadzenia jej spraw; lub
    • jest wspólnikiem posiadającym prawo głosu;

• w przypadku, gdy w danej spółce (osobowej lub kapitałowej) nie da się ustalić beneficjenta rzeczywistego według powyższych kryteriów, status ten posiada osoba zajmująca w danej spółce wyższe stanowisko kierownicze (np. członek zarządu).

Przykład 1: W spółce ABC sp. z o.o. Wspólnik 1 posiada 30% udziałów, Wspólnik 2 – 20% udziałów, natomiast Wspólnik 3 – 50% udziałów. Beneficjentami rzeczywistymi tej spółki będą: Wspólnik 1 oraz Wspólnik 3.

Przykład 2: W spółce ABC sp. z o.o. jest trzech wspólników. Wspólnik 1 posiada 10% udziałów, Wspólnik 2 – 35% udziałów, a Wspólnik 3 – 55%.  Wspólnik 3 to spółka XYZ sp. z o.o., w której jest dwóch wspólników: Wspólnik A, posiadający 90% udziałów w spółce XYZ oraz Wspólnik B, który posiada 10% udziałów w spółce XYZ. Beneficjentami rzeczywistymi spółki ABC sp. z o.o. będą: Wspólnik 2 – posiadający 35% udziałów w spółce ABC oraz Wspólnik A, jako że posiada 90% udziałów w spółce XYZ, która ma 55% udziałów w spółce ABC.

Przedstawione powyżej kryteria szczegółowe nie wyczerpują jednak definicji beneficjenta rzeczywistego. Decydujące znaczenie ma przytoczona na wstępie definicja ogólna. Oznacza to, że poza osobami, które sprawują kontrolę nad spółką w związku ze spełnieniem któregoś z powyższych kryteriów, w danej spółce mogą funkcjonować jeszcze inne osoby, które wywierają decydujący wpływ na jej działania. Takie osoby, nawet jeśli nie spełniają kryteriów szczegółowych, też mają status beneficjentów rzeczywistych.

Z tego względu, wyczerpujące ustalenie beneficjentów rzeczywistych w danej spółce wymaga zawsze pogłębionej analizy jej dokumentów korporacyjnych.

Jak dokonać zgłoszenia do CRBR?

Zgłoszenie i aktualizacja informacji w CRBR są dokonywane wyłącznie elektronicznie, na udostępnionym wzorze i nie podlegają opłacie. Dokonuje tego osoba uprawniona do reprezentacji spółki – np. członek zarządu lub wspólnik reprezentujący spółkę. Zgłoszenie należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Uwaga: Zgłoszenia nie można dokonać przez pełnomocnika.

Zgłoszeniu i aktualizacji podlegają dane identyfikacyjne spółki:

• firma;
• forma prawna;
• siedziba;
• numer KRS;
• numer NIP.

oraz dane identyfikacyjne beneficjenta rzeczywistego:

• imię i nazwisko;
• posiadane obywatelstwa;
• państwo zamieszkania;
• numer PESEL lub data urodzin (w przypadku braku numer PESEL);
• informacja o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach mu przysługujących.

Zgłoszenia informacji należy dokonać w terminie 14 dni od dnia wpisania spółki do KRS, natomiast aktualizacji w terminie 14 dni od dnia dokonania ich zmiany. Do biegu tych terminów nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy oraz okresu awarii lub zakłóceń w funkcjonowaniu CRBR. Informacje są wprowadzane do rejestru niezwłocznie po ich zgłoszeniu lub aktualizacji.

Zdarzeniem uzasadniającym aktualizację zgłoszenia do CRBR będzie przede wszystkim zmiana po stronie wspólników spółki. Może ona nastąpić np. poprzez sprzedaż udziałów w spółce z o.o., zbycie ogółu praw i obowiązków w spółce osobowej, śmierć wspólnika itp.

Należy pamiętać, że beneficjenci rzeczywiści są zobowiązani do dostarczania spółkom wszystkich informacji i dokumentów niezbędnych do dokonywania zgłoszeń i aktualizacji.

Konsekwencje braku zgłoszenia i aktualizacji informacji oraz podania informacji fałszywych w CRBR

Za niezgłoszenie informacji do CRBR w terminie oraz za podanie informacji fałszywych spółce grozi kara pieniężna do 1.000.000 zł. Ponadto, karze pieniężnej do 50.000 zł podlega beneficjent, który nie dostarczył spółce wymaganych informacji i dokumentów, jeżeli z tego powodu spółka ta nie dokonała prawidłowo zgłoszenia do CRBR.

Uwaga: Spółki w stanie likwidacji lub upadłości nie są zwolnione z obowiązku zgłoszenia i aktualizacji informacji w CRBR.

Należy również pamiętać, że każde zgłoszenie zawiera oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia o prawdziwości zgłaszanych informacji. Za złożenie fałszywego oświadczenia grozi odpowiedzialność karna.

Wyjaśnianie rozbieżności oraz weryfikacja prawidłowości i aktualności danych w CRBR

Instytucja obowiązana (np. bank, biuro rachunkowe, notariusz) odnotowuje rozbieżności pomiędzy informacjami o beneficjencie rzeczywistym ujawnionymi w CRBR, a ustalonymi przez nią w toku dokonywania czynności wobec danej spółki. W razie odnotowania takich rozbieżności, instytucja ta musi następnie podjąć odpowiednie działania celem ich wyjaśnienia. Po potwierdzeniu odnotowanych rozbieżności, informację o rozbieżnościach instytucja ta przekazuje Ministrowi Finansów.

Minister Finansów może wszcząć postępowanie celem wyjaśnienia, czy informacje ujawnione w CRBR są prawidłowe i aktualne. Następnie, wskutek przeprowadzonego postępowania może wydać decyzję o sprostowaniu danych, która zastępuje zgłoszenie informacji przez spółkę. W tych okolicznościach możliwe jest także obciążenie spółki karami pieniężnymi za brak prawidłowego i terminowego zgłoszenia.

Zgłoszenie danych spółki do urzędu skarbowego

Po wpisaniu spółki do KRS, ma ona obowiązek zgłoszenia danych uzupełniających do urzędu skarbowego (zgłoszenie identyfikacyjne). Dane podstawowe ujawnione w KRS są przekazywane do urzędu automatycznie, jednak dane uzupełniające wymagają odrębnego zgłoszenia. Zgłoszeniu podlegają dane, takie jak:

• skrócona firma spółki;
• wykaz rachunków bankowych;
• adresy miejsc prowadzenia działalności – poza siedzibą spółki;
• adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej;
• kod PKD przeważającej działalności;
• dane kontaktowe;
• dane dotyczące poszczególnych wspólników;
• przewidywana liczba pracowników.

Analogicznie, osobnemu zgłoszeniu podlega również zmiana danych uzupełniających (zgłoszenie aktualizacyjne).

Zgłoszenia danych uzupełniających należy dokonać na formularzu NIP-8, w terminie 21 dni od dnia rejestracji spółki. Aktualizację tych danych należy natomiast przeprowadzić w terminie 7 dni od dnia dokonania ich zmiany. Zgłoszenie można złożyć elektronicznie lub tradycyjnie – przesyłając formularz pocztą lub składając go osobiście we właściwym urzędzie skarbowym. Zgłoszenie i aktualizacja danych są nieodpłatne oraz można ich dokonać przez pełnomocnika.

Uwaga: Dane zgłoszone lub zaktualizowane w wyniku złożenia formularza NIP-8 są automatycznie przekazywane do ZUS i GUS.

Niezgłoszenie lub niezaktualizowanie danych uzupełniających w terminie oraz podanie danych fałszywych lub niepełnych jest wykroczeniem skarbowym i podlega karze grzywny.

Podsumowanie

Ustalenie beneficjentów rzeczywistych spółek handlowych w każdym przypadku wymaga indywidualnego podejścia i dokładnej analizy. Podanie przez spółkę błędnych informacji jest bowiem zagrożone dotkliwymi karami finansowymi. Istotne jest również, aby pamiętać o zgłoszeniu i aktualizacji danych w wyznaczonych terminach – zarówno w przypadku CRBR, jak i urzędu skarbowego.

Aby uniknąć problemów, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonych prawników z naszej Kancelarii, którzy pomogą sprawnie i prawidłowo dokonać wszystkich niezbędnych zgłoszeń.