Często w spółkach mamy do czynienia z sytuacjami, w których członek zarządu musi zawrzeć umowę ze spółką (np. umowę o pracę) albo dochodzi do kolizji interesów między spółką, a danym piastunem. W takich sytuacjach Kodeks Spółek handlowych eliminuje możliwość działania członka zarządu, wymagając, by w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim, spółkę reprezentowała rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 KSH), czyli podmiot, który nie ma osobistego interesu w sfinalizowaniu sprawy.
Ze względu na fakt, iż w polskich realiach rady nadzorcze w spółkach z.o.o. nie występują często, warto przyjrzeć się bliżej instytucji pełnomocnika powoływanego uchwałą.
Analizę warto rozpocząć od procedury powoływania pełnomocnika. Niezbędne jest odbycie zgromadzenia wspólników, na co wskazuje wprost art. 210 § 1 KSH. Uchwała taka nie może być podjęta w glosowaniu pisemnym. Ponadto, powinna zapaść w głosowaniu tajnym. Determinuje to jej przedmiot, którym jest „sprawa osobowa”. Uchybienie temu wymogowi, a zatem jawne rozpatrzenie, uzasadnia stwierdzenie nieważności uchwały. Niekiedy należało będzie rozważyć udział notariusza przy protokołowaniu uchwały np. w sytuacji, gdy do ważności umowy z członkiem zarządu wymagana jest forma aktu notarialnego (sprzedaż nieruchomości) lub forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi.
W niniejszej sprawie, przestrzeganie przedstawionych warunków formalnych jest niezmiernie istotne, albowiem przyjęcie wadliwej uchwały o powołaniu będzie rzutować na ważność czynności dokonywanych przez ustanowionego pełnomocnika.
Powołanie pełnomocnika powinno mieć miejsce każdorazowo w odniesieniu do poszczególnej czynności. Niedopuszczalne jest powołanie pełnomocnika do stałego reprezentowania spółki wobec członków zarządu bądź w odniesieniu do czynności określonego rodzaju.
Kolejnym istotnym zagadnieniem jest dopuszczalność bycia pełnomocnikiem. Niewątpliwie wyłączeni z tego kręgu są członkowie zarządu, nawet niebędący stronom umowy lub sporu, gdyż stanowiłoby to obejście art. 210 KSH.
Poprawnie wybrany pełnomocnik reprezentuje spółkę, jednakże jego umocowanie jest ustawowo ograniczone tylko do umów lub sporów z członkiem zarządu, dlatego ważne jest prawidłowe określenie zakresu pełnomocnictwa. Czynności dokonane bez umocowania lub z jego przekroczeniem są dotknięte sankcją bezskuteczności zawieszonej, co oznacza, iż ich ważność zależy od potwierdzenia przez spółkę, co powoduje dodatkowe komplikacje i wpływa negatywnie na bezpieczeństwo obrotu. Z kolei nieprawidłowa reprezentacja w postępowaniu sądowym może doprowadzić do nieważności postępowania.
Należy również zaznaczyć, że przepisu art. 210 ksh o obowiązku reprezentacji przez pełnomocnika lub radę nadzorczą nie stosuje się w spółkach jednoosobowych, gdzie wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego (art. 210 § 2 KSH).
Jak widać zarówno powołanie jak i późniejsze działanie pełnomocnika może nastręczyć wiele trudności i wątpliwości. W kwestii tej każdy błąd może znacząco utrudnić działalność spółki. Warto zatem powierzyć obsługę prawną profesjonalistom, którzy podejdą do każdej sprawy indywidualnie i zadbają o poprawne reprezentowanie spółki.
