Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej

Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 Kodeksu pracy).

Podróż służbową można podzielić na trzy etapy: czas dojazdu i powrotu z miejsca podróży służbowej, czas wykonywania zadań służbowych w miejscu docelowym oraz pozostały czas pobytu w miejscowości odbywania podróży. Każdy z nich należy ocenić odrębnie, pod kątem zaliczenia do czasu pracy pracownika.

Realizacja zadania stanowiącego cel podróży

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy).Nie ulega, zatem wątpliwości, że wykonywanie zadań służbowych w miejscu docelowym wlicza się do czasu pracy pracownika. Pracownik pozostaje wtedy w dyspozycji pracodawcy „w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy”.

Przejazdy i pobyt w miejscu docelowym

Wątpliwości pojawiają się w przypadku czasu przejazdów oraz okresów pobytu w miejscowości docelowej podróży, w których pracownik nie wykonuje zadań zleconych przez pracodawcę. Przepisy nie wskazują, czy i w jakim wymiarze podlegają one wliczeniu do czasu pracy.

Sprawę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04), w którym uznano, że czas przeznaczony na niezbędne przejazdy w ramach podróży służbowej oraz okresy pobytu w miejscowości, w której pracownik realizuje zadanie służbowe, które nie zostały przeznaczone na jego wykonanie, nie są pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym na wykonywanie pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy). Mimo to w zakresie przypadającym na normalne godziny pracy, wynikające z obowiązującego pracownika rozkładu, podlegają one wliczeniu do jego normy i nie mogą być od niego odliczone. 

Oznacza to, że:

  1. Czas przeznaczony na niezbędne przejazdy w ramach podróży służbowej oraz okresy pobytu w miejscowości, w której pracownik realizuje zadanie służbowe wlicza się do czasu pracy jedynie w zakresie, w jakim pokrywają się z normalnymi godzinami pracy pracownika, wynikającymi z jego rozkładu (harmonogramu).
  2. Czas podróży służbowej przypadający poza harmonogramowe godziny pracy pracownika nie jest zaliczany do jego czasu pracy.

Przykładowo, jeśli pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy w godzinach od 9:00 do 17:00, a podróżuje między godziną 9:00, a 11:00 wówczas czas podroży należy wliczyć do jego czasu pracy. Ta sama podróż odbyta między godz. 6:00, a 9:00 nie wlicza się do jego czasu pracy, ponieważ miała miejsce poza „standardowymi” godzinami pracy pracownika.

Przewóz innych pracowników

Przejazd w ramach podróży służbowej nie jest i nie powinien być przeznaczony na wykonywanie pracy. Pracownicy powinni wykonywać pracę w trakcie podróży tylko, jeśli dostaną wyraźne polecenie pracodawcy, by zrealizować w tym czasie pewne zadania.

Inaczej przedstawia się sytuacja osób, które wykonują zadanie służbowe polegające na przewozie innych pracowników. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 4 kwietnia 1979 r.(I PRN 30/79)W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie jest z reguły czasem pracy i dlatego za taki czas nie przysługuje pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie. Jeżeli jednak jedynym celem podróży jest przewóz pracowników i pracownikowi umysłowemu zlecono – poza godzinami normalnej pracy – dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy.”

Minimalne normy odpoczynku

Czas przeznaczony na niezbędne przejazdy w ramach podróży służbowej ma wpływ na czas pracy, o ile uszczupla wymiar minimalnego odpoczynku dobowego.  Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (art. 132 § 1 Kodeksu pracy), jeśli więc jego powrót z podróży służbowej odbywał się poza godzinami pracy pracownik nie powinien rozpoczynać pracy w kolejnej dobie wcześniej niż po upływie 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, licząc od powrotu z podróży służbowej.

Czas rozpoczęcia i zakończenia podróży

Pracownik rozpoczyna podróż krajową w momencie opuszczenia granic administracyjnych miejscowości, w której znajduje się jego miejsce pracy. Jeżeli odbywa podróż krajową komunikacją publiczną, za początek podróży przyjmuje się odjazd pociągu, autobusu, odlot samolotu lub wypłynięcie z portu statku lub promu.

Czas podróży zagranicznej określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej1 Liczy się ją, w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

  1. lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
  2. lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  3. morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

 

Pracownicy mobilni

W przypadku pracowników mobilnych (tj. przedstawiciele handlowi) przejazdy nierzadko stanowią znaczną część ich czasu pracy. W celu realizacji swoich obowiązków służbowych muszą oni stale się przemieszczać. Ich miejsce pracy oznacza się, jako pewien obszar w znaczeniu geograficznym, a wyjazdy wpisane są zakres ich czynności służbowych.

Dlatego też, zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 24 lutego2021 r., III PSKP 4/21, Czasem pracy (art. 128 § 1 KP) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego konieczne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy.

Podsumowanie

W przypadku pracowników „stacjonarnych”, dla których wyjazdy służbowe mają charakter incydentalny, czasu przejazdu w podróży służbowej nie zalicza się do czasu pracy, chyba że przypada on na godziny jego pracy, zgodnie z rozkładem.

Z kolei, pracownikom mobilnym, którzy w ramach wykonywania umówionej pracy podróżują na określonym obszarze geograficznym przejazdy należy wliczyć do czasu pracy.

1 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).

Autor: Marta Jabłońska

radca prawny
marta.jablonska@rspartners.pl
519 635 214