Praca zdalna w dobie pandemii – o czym powinien pamiętać pracodawca?

Praca zdalna w dobie pandemii – o czym powinien pamiętać pracodawca?

Rozprzestrzeniająca się na całym świecie pandemia koronawirusa spowodowała konieczność zastosowania rozwiązań mających na celu ograniczanie liczby zakażeń i zasięgu pandemii. Rekomendacje ograniczenia opuszczania miejsca zamieszkania do minimum mogą wydawać się stać w sprzeczności z koniecznością wykonywania zadań służbowych i funkcjonowania przedsiębiorstw. Na szczęście w dobie dostępności internetu i szerokiego wachlarzu usług świadczonych na odległość, możliwe jest wykonywanie wielu zadań służbowych bez obecności w stałym miejscu pracy. Celem ułatwienia zastosowania przez pracodawców rozwiązań, pozwalających na ograniczenie mobilności społecznej przy jednoczesnym funkcjonowaniu ich biznesów ustawodawca wprowadził możliwość powierzenia pracownikowi tzw. „pracy zdalnej”. W trosce o bezpieczeństwo członków zespołu i klientów na rozwiązanie to decyduje się coraz więcej pracodawców.

Przez jak długi czas można skorzystać z rozwiązania w postaci pracy zdalnej?

Zgodnie z regulacjami przyjętymi w związku z epidemią na podstawie Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Polecenie wykonywania pracy zdalnej powinno być określone czasowo, natomiast może być przedłużane lub skracane stosownie do sytuacji. Obecnie maksymalny czas to czas obowiązywania ustawy w tym zakresie, czyli 180 dni od momentu jej wejścia w życie.

Jak powiadomić pracowników o wprowadzeniu pracy zdalnej?

Ustawodawca nie określa także formy powiadomienia pracowników o poleceniu pracy zdalnej, w szczególności zaś nie wymaga, aby była to forma pisemna. Można zatem dokonać tego polecenia w dowolnej formie, zaleca się jednak, aby nie poprzestawać na formie ustnej z uwagi na ewentualne późniejsze trudności dowodowe. Wysłanie takiej informacji mailem czy innym kanałem wymiany informacji przyjętym u danego pracodawcy będzie wystarczające.

Czy pracownik może odmówić pracy zdalnej?

Pracownik nie może odmówić wykonywania pracy zdalnej. Nie musi także ona być wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika, a jedynie poza miejscem stałego jej wykonywania. Co do zasady więc warunki mieszkaniowe pracownika nie powinny być przeszkodą w poleceniu wykonywania pracy zdalnej. Niezastosowanie się do polecenia wykonywania pracy zdalnej może być rozpatrywane w kategoriach naruszenia obowiązków pracowniczych, skutkującego nałożeniem przewidzianych kodeksem pracy kar porządkowych.

Praca zdalna a BHP?

Należy natomiast zwrócić uwagę, że praca zdalna nie zwalnia ani pracownika z obowiązku dbałości o bezpieczeństwo i higienę pracy, ani nie ogranicza obowiązku pracodawcy w zapewnieniu warunków bhp. Zabezpieczenie bezpieczeństwa i higieny pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. W praktyce możliwości kontroli stanowiska pracy pracownika pracującego zdalnie są ograniczone, a wprowadzenie w nich zmian – często niemożliwe. Rekomenduje się natomiast przeszkolenie pracowników z zasad bhp lub wysłanie odpowiednich informatorów (np. co do zalecanych ustawień monitora komputerowego, przerw w pracy przy ekranie itp.). Pozwoli to uczynić zadość obowiązkom pracodawcy, a także w sposób odpowiedni zadbać o jakość pracy i zdrowie pracownika.

Wynagrodzenie za czas pracy zdalnej

Za czas pracy zdalnej pracownikowi należne jest pełne wynagrodzenie. Ustawodawca nie wprowadził żadnych mechanizmów pozwalających na obniżenie wynagrodzenia pracownika w związku z pracą zdalną, co oznacza, że pracownikowi jest należne dotychczasowe wynagrodzenie.

Kontrola pracy zdalnej

Na koniec warto zaznaczyć, że praca zdalna nie ogranicza formalnie możliwości pracodawcy co do kontrolowania pracy wykonywanej przez pracownika. Taki tryb pracy nie jest dla pracownika rodzajem urlopu i wymaga wykonania zadań służbowych zgodnie z obowiązkami pracownika i poleceniami pracodawcy. W szczególności pracodawca ma prawo wymagać dostępności i wykonywania czynności służbowych w godzinach pracy. Niewykonywanie obowiązków służbowych przez pracownika może być podstawą do pociągnięcia go do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Jednocześnie w bieżącej sytuacji warto mieć na uwadze pewną elastyczność, która pozwoli obu stronom stosunku pracy – pracodawcy i pracownikowi – wspólnie przejść okres wyjątkowych rozwiązań na czas pandemii koronawirusa i wrócić do codziennej pracy, po jej zakończeniu.

Autor: Anna Kasprzycka

radca prawny