Przepisy regulujące uprawnienia pracodawcy do wprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracowników obowiązują już od 2018 roku. W dalszym ciągu jednak spotykamy się z licznymi zapytaniami o monitoring poczty elektronicznej. Poniżej prezentujemy praktyczny przewodnik, który ułatwi wprowadzanie monitoringu korespondencji pracowników w organizacji lub pomoże zweryfikować, czy obowiązujące w organizacji przepisy są odpowiednie.
Monitoring poczty elektronicznej – kiedy można wprowadzić?
Podstawę prawną dla wprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracowników stanowi art. 223 Kodeksu pracy. Wprowadzenie monitoringu korespondencji możliwe jest tylko w celu:
- zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz
- właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Wyjaśniamy, że nadzór nad pełnym wykorzystaniem pracy może polegać m.in. na weryfikacji czasu pracy przeznaczonego na korespondencję służbową i/lub na analizie ilościowej wykonanych przez pracownika zadań.
Właściwe wykorzystanie narzędzi służbowych oznacza przede wszystkim kontrolę, czy pracownik w czasie pracy używa sprzętu służbowego do celów pozasłużbowych.
Pamiętaj, że wyżej wskazane przesłanki muszą być spełnione łącznie. Jednocześnie Kodeks pracy nie przewiduje innych okoliczności, które uzasadniałyby wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej. Zamknięty katalog przesłanek umożliwiających stosowanie kontroli monitoringu budzi szczególne zastrzeżenia w zakresie braku możliwości wprowadzenia monitoringu stricte w celu ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Gdzie powinny znaleźć się regulacje?
Pracodawcy objęci układem zbiorowym ustalają cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym a zobowiązany jest do wprowadzenia regulaminu pracy cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu ustala się w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy, regulacje zamieszcza się w obwieszczeniu.
Cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu
Formułując odpowiednie postanowienia dotyczące monitoringu konieczne jest wskazanie celu, zakresu i sposobu jego zastosowania.
Cel stosowania monitoringu służbowej poczty elektronicznej wynika z brzmienia przepisu art. 223 § 1 Kodeksu pracy.
Pracodawca powinien każdorazowo przeanalizować zakres stosowanych w organizacji narzędzi kontroli i ocenić czy określone środki są konieczne do realizacji celów związanych z monitoringiem poczty elektronicznej. Nie zawsze bowiem konieczna będzie szczegółowa weryfikacja samej treści korespondencji, a wystarczającym okazać może się przegląd kręgu odbiorców wysyłanych przez pracowników wiadomości.
Pracodawca powinien więc określić jakie konkretnie dane będą podlegać kontroli i w jaki sposób tzn. przy użyciu jakich narzędzi kontrola ta będzie stosowana.
Jakie są twoje obowiązki informacyjne jako pracodawcy?
Monitoring poczty elektronicznej cechuje się jawnością. Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu służbowej poczty elektronicznej w sposób przyjęty w organizacji. Pracownicy muszą zostać powiadomieni najpóźniej dwa tygodnie przed rozpoczęciem stosowania przez pracodawcę narzędzi kontrolnych. Może to nastąpić np. poprzez rozesłanie pracownikom treści wprowadzanych regulacji mailem lub rozwieszenie ich na tablicy ogłoszeń.
Pracodawca przed dopuszczeniem nowego pracownika do pracy ma obowiązek poinformować go o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.
Monitoring poczty elektronicznej – co z tajemnicą korespondencji?
Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 223 Kodeksu pracy, monitoring służbowej poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Do naruszenia tajemnicy korespondencji może dojść w sytuacji powstania realnego niebezpieczeństwa zapoznania się przez osoby nieuprawnione z treścią wiadomości. Zachowania naruszające tajemnicę korespondencji stanowią katalog otwarty. Naruszeniem może być więc zarówno samo zapoznanie się z treścią korespondencji, jak i jej modyfikacja, czy udostępnianie osobom trzecim.
W sytuacjach, w których pracownik w celu wykonywania obowiązków pracowniczych korzysta ze sprzętu służbowego oraz służbowego adresu mailowego oznaczonego nazwą pracodawcy, de facto prowadzi korespondencję w imieniu pracodawcy, a nie jako osoba prywatna. Bez znaczenia pozostaje więc fakt, że korespondencja ta prowadzona jest pod nazwiskiem pracownika. W konsekwencji, pracodawcę trudno uznać za osobę nieuprawnioną i naruszającą tajemnicę korespondencji pracownika.
W celu uniknięcia potencjalnych zagrożeń naruszenia tajemnicy korespondencji przez pracodawców, rekomendujemy wprowadzenie zakazu korzystania przez pracowników z maila służbowego do celów prywatnych. Dobrym sposobem może być również wprowadzenie obowiązkowych oznaczeń umożliwiających rozpoznanie wiadomości prywatnych pracowników.
Inne formy monitoringu
Pracodawca, obok monitoringu wizyjnego i monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracowników, ma możliwość stosowania innych form monitoringu. Do najpopularniejszych należy monitoring aktywności pracownika w Internecie i monitoring samochodów służbowych. Przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu poczty elektronicznej stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu.
Podsumowanie
Podsumowując, monitoring służbowej poczty elektronicznej jest dozwolony, jeśli służy zapewnieniu właściwego wykorzystania czasu pracy i narzędzi służbowych. Pracodawcy muszą jasno określić cel, zakres i sposób monitorowania, umieszczając te informacje w odpowiednich regulacjach wewnętrznych. Pracownicy powinni zostać poinformowani o monitoringu z wyprzedzeniem. Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych.
