Podstawowe kwestie związane z przedmiotem i kwalifikacją umowy o roboty budowlane zostały już omówione, pora więc przyjrzeć się temu, jakie zapisy powinny się znaleźć w umowach, aby skutecznie zabezpieczyć interesy i obowiązki stron procesu budowlanego i maksymalnie zminimalizować ryzyko powstania przyszłych sporów, które mogą powodować opóźnienia w wykonaniu inwestycji, a często wiązać się nawet z wieloletnim procesami sądowymi.
Jak wskazano w poprzednich wpisach, umowa o roboty budowlane zawierana jest pomiędzy inwestorem a wykonawcą. Choć celem obu stron umowy jest realizacja inwestycji, proces budowlany rządzi się swoimi prawami, przez co w toku realizacji prac może dojść do licznych sporów, wynikających najczęściej z nieprecyzyjnych zapisów zwartej między stronami umowy. Na czym więc powinien skupić się inwestor w trakcie przygotowania i negocjowania jej warunków?
Precyzyjne określenie przedmiotu umowy
W poprzednich wpisach wskazywano już na podstawowe obowiązki stron:
- zadaniem inwestora w procesie budowlanym jest m.in. przygotowanie frontu robót oraz dostarczenie projektu;
- z kolei wykonawca ma oddać określony w umowie obiekt.
Już więc na wstępnym etapie po stronie inwestora istotnym jest jak najbardziej precyzyjne określenie przedmiotu umowy. Warto zadbać tutaj zarówno o kwestie związane z prawidłowym przygotowaniem dokumentacji, jak również o wskazanie w umowie istotnych dla inwestora czynników dotyczących samego obiektu budowlanego. Mowa tutaj chociażby o określeniu w umowie standardów materiałów użytych do wykonania robót czy technologii, które powinny zostać zastosowane. Ewentualnie, wprowadzenie do umowy ścieżki, która pozwoli inwestorowi na kontrolę wykorzystywanych materiałów np. w przypadku konieczności wykorzystania materiałów zamiennych.
Przekazanie frontu robót
Niewątpliwie, konstruując umowę, trzeba pamiętać też o precyzyjnym sformułowaniu, co dla inwestora oznaczają poszczególne pojęcia. Tutaj na pierwszy plan wysuwa się tzw. „przekazanie frontu robót”, które jest jednym z podstawowych obowiązków w umowie o roboty budowlane.
Określenie kiedy i w jaki sposób, czy w całości czy w części – inwestor udostępni wykonawcy plac budowy ma tym większe znaczenie, gdy na inwestycji prace wykonuje kilku niezależnych wykonawców. To po stronie inwestora spoczywa bowiem obowiązek takiego zorganizowania prac, aby faktycznie wykonawcy mogli prowadzić prace zgodnie z umową.
Odbiór robót
Niezwykle istotnym i nastręczającym wiele problemów praktycznych jest właściwe określenie terminu i zasad odbioru robót. Umowa powinna precyzyjnie określać wszelkie terminy odbiorów pośrednich, w tym terminy i sposób zgłoszenia do odbioru np. tzw. robót zanikających.
Pamiętać trzeba też, że odbiór robót należy do obowiązków inwestora i zazwyczaj pociąga za sobą obowiązek dokonania płatności. Co za tym idzie, orzecznictwo dopuszcza odmowę odbioru wyłącznie wówczas, gdy roboty posiadają rażące wady. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby w umowie określić jakie wady stanowią dla inwestora w szczególności wady posiadające charakter „rażących”, i dyskwalifikują możliwość odbioru robót w całości lub w części.
Terminarz prac
Tym, co nierozerwalnie wiąże się z odbiorami, jest ustalenie harmonogramu prac. W przypadku większości umów mamy do czynienia z etapowaniem prac, i tutaj w umowie należy w sposób możliwie precyzyjny określić zarówno, jakie prace składają się na poszczególne etapy, jak również termin ich wykonania.
Co szczególnie istotne, w umowie można zastrzec przypadki, w których dopuszczalne są zmiany w harmonogramie. Z punktu widzenia inwestora, co do zasady wszelkie zmiany w terminarzach są zazwyczaj niekorzystne, stąd warto określać precyzyjną ścieżką ich wprowadzania, ze szczególnym uwzględnieniem przyczyn, jakie mogą prowadzić do wprowadzania takich modyfikacji umowy.
Mowa tutaj np. o sytuacji kiedy w stanie faktycznym w czasie robót ziemnych wykonawca napotyka na nieujawnioną w dokumentacji instalację, co powoduje brak możliwości prowadzenia prac. Warto więc chociażby wskazać wykonawcy termin i sposób zawiadomienia o przyczynie wstrzymania prac.
Prace zamienne i dodatkowe
Kolejnym istotnym elementem jest kwestia prac zamiennych lub dodatkowych. Nie jest tajemnicą, iż nawet najlepiej przygotowany projekt może napotkać na nieprzewidziane okoliczności faktyczne, które wpływają na możliwość lub opłacalność niektórych zaprojektowanych rozwiązań.
W umowie warto więc pamiętać o zapewnieniu inwestorowi elastyczności, pozwalającej na ustalenie z wykonawcą prac zamiennych w przypadku np. konieczności zmiany technologii lub prac dodatkowych, w przypadku ujawnienia konieczności wykonania stosunkowo niewielkiej, ale znaczącej zmiany projektowej. Tutaj warto wskazać np. na możliwość zawarcia w umowie procentowego zakresu prac dodatkowych, który nie podlega dodatkowemu wynagrodzeniu w przypadku rozliczeń ryczałtowych.
Obowiązki wykonawcy
Z punktu widzenia inwestora, warto również pochylić się nad określeniem w umowie obowiązków wykonawcy. To właśnie etap negocjacji jest bowiem momentem, w którym możemy określić istotne dla inwestora kwestie związane ze sposobem działania wykonawcy, i tym samym zabezpieczyć się przed skutkami zachowań, które mogłyby inwestora narazić na odpowiedzialność lub straty. Warto wskazać tutaj chociażby na sytuacje, kiedy prace prowadzone są w obiektach częściowo czynnych. Wówczas, szczególnie istotnym jest taka organizacja prac wykonawców, która nie będzie nadmiernie ingerować w działanie pozostałej części obiektu.
Zasady wypłaty wynagrodzenia
Obowiązkiem inwestora jest również zapłata wynagrodzenia. Istotnym jest więc precyzyjne określenie momentu powstania obowiązku dokonania płatności. W umowie należy więc określić sposób ustalenia wysokości wynagrodzenia tj. czy rozliczenie nastąpi na podstawie kosztorysów i obmiarów, czy też zastosujemy wynagrodzenie ryczałtowe.
Z punktu widzenia księgowości i sprawozdawczości nie bez znaczenia jest również kwestia samego księgowania i sporządzania dokumentacji. Szczególną wagę do tych kwestii przywiązywać należy zwłaszcza w projektach współfinansowanych ze środków publicznych, gdzie także umowy o dofinansowania nakładają na inwestorów obowiązki posiadania odpowiedniej dokumentacji. To właśnie w umowie powinniśmy na wykonawcę nałożyć obowiązek jej odpowiedniego przygotowania, gdyż niejednokrotnie błędy formalne w dokumentacji mogą skutkować problemami w pozyskaniu lub rozliczeniu środków.
Rozwiązanie, wypowiedzenia lub odstąpienie od umowy
Niezwykle istotnym i wymagającym szerszego omówienia pozostaje kwestia związana z określeniem podstawy do rozwiązania umowy, czy to w drodze jej wypowiedzenia czy odstąpienia. Zwykle to właśnie te instytucje nastręczają najwięcej wątpliwości i trudności w postępowaniach sądowych, gdyż zazwyczaj wiążą się z koniecznością zapłaty odszkodowania.
Poza wynikającymi z kodeksu cywilnego podstawami odstąpienia od umowy, określonymi w stosowanych odpowiednio przepisach umowy o dzieło, warto w umowie wskazać okoliczności, w których po stronie inwestora będzie aktualizowało się uprawnienie do zakończenia stosunku umownego.
Przesłanki pozwalające na rozwiązanie umowy w drodze odstąpienia są zazwyczaj wyrazem tego, co dla inwestora jest najbardziej istotne. Co do zasady więc zawierane są tutaj uregulowania dotyczące:
- opóźnień;
- nienależytego wykonywania umowy;
- czy niestosowaniu przepisów BHP.
Zdarzają się sytuacje, w których w toku prowadzenia inwestycji okazuje się, że wykonawca nie posiada odpowiednich umiejętności lub doświadczenia pozwalającego na terminowe zakończenie prac, czy zapewnienia ich jakości. Wówczas, prawidłowo sformułowane podstawy dla odstąpienia lub wypowiedzenia umowy mogą w sposób znaczący przyspieszyć i ułatwić cały proces inwestycyjny.
Temat odstąpienia od umowy stanowi istotny problem w toku procesu inwestycyjnego, stąd poświęcony zostanie mu osobny wpis.
Zabezpieczenie należytego wykonania robót
Absolutnie kluczowym elementem dla każdego inwestora, jest kwestia zabezpieczenia terminowego i prawidłowego wykonania umowy. Powszechnie stosowanym zabezpieczeniem są kary umowne.
Podobnie jak w przypadku odstąpienia od umowy, także łączące się z nim sposoby zabezpieczania należytego wykonania umowy stanowią jeden z głównych problemów w przypadku sporów sądowych. Ten temat również szczegółowo omówimy w osobnym artykule, w tym miejscu tylko sygnalizując, że z uwagi na dolegliwość w umowie należy precyzyjnie określić kiedy i w jakiej wysokości naliczane są kary umowne.
Warto również pamiętać, że kary umowne nie są jedynym sposobem zabezpieczenia umowy. Warto obok nich zastosować inne instytucje, które pozwolą nam na szybkie naprawienie szkody wynikającej z nienależytego lub nieterminowego wykonania umowy.
Podsumowanie
Umowa o roboty budowlane, choć powszechnie stosowana, zawsze powinna być dostosowana do konkretnej inwestycji, i uwzględniać istotne dla danego inwestora elementy.
Odpowiednie określenie obowiązków stron i sposobów ich realizacji, podobnie jak wprowadzenie jasnych i przejrzystych mechanizmów współpracy pozwoli inwestorowi na szybkie i skuteczne realizowanie zaplanowanych inwestycji, a w przypadku jakichkolwiek trudności może pozwolić na uniknięcie wieloletnich i kosztownych procesów sądowych.
Warto więc pamiętać, aby o swoje interesy zadbać już na etapie negocjacji, które są kluczowe dla późniejszego wykonania i rozliczenia całego projektu.
