Obowiązki sprawozdawcze spółek handlowych – sprawozdanie z działalności

Do obowiązków sprawozdawczych spółek handlowych, oprócz sprawozdania finansowego, o którym pisaliśmy w jednym z ostatnich artykułów, należy także sporządzenie sprawozdania z działalności spółki. Czy wszystkie spółki muszą sporządzić takie sprawozdanie? Co powinno ono zawierać oraz jak i gdzie należy je złożyć? Na te pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule.

Jakie spółki muszą sporządzić sprawozdanie z działalności?

Obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania z działalności spółki dotyczy tylko wybranych spółek handlowych. Sprawozdanie takie sporządzają:

1. spółki kapitałowe (czyli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne);
2. spółki komandytowo – akcyjne;
3. spółki jawne i komandytowe – pod warunkiem, że wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność w tych spółkach są:

• • spółki kapitałowe,
  • spółki komandytowo – akcyjne,
  • spółki zagraniczne, których forma prawna odpowiada tym wymienionym powyżej.

Czy każda z tych spółek musi corocznie sporządzać sprawozdanie z działalności?

Odpowiedź na to pytanie brzmi – nie. Nawet jeśli spółka handlowa działa w jednej z form prawnych wymienionych powyżej, nie musi ona sporządzać sprawozdania z działalności, jeżeli jednocześnie:

• posiada status jednostki mikro – o ile w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego lub informacjach uzupełniających do bilansu przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów/akcji własnych;
• posiada status jednostki małej – o ile w informacji dodatkowej przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów własnych.

Jednostką mikro jest spółka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym ten rok, nie przekroczyła co najmniej dwóch z następujących wielkości:

• 1.500.000 zł sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego;
• 3.000.000 zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy;
• 10 osób średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty;

– o ile organ zatwierdzający takiej spółki podjął decyzję o sporządzeniu sprawozdania finansowego w formie uproszczonej.

Jednostką małą jest spółka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym ten rok, nie przekroczyła dwóch z następujących wielkości:

• 25.500.000 zł sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego;
• 51.000.000 zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy;
• 50 osób średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty;

– o ile organ zatwierdzający takiej spółki podjął decyzję o sporządzeniu sprawozdania finansowego w formie uproszczonej.

Jednostkami mikro lub małymi są również spółki, które w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe albo w roku poprzedzającym ten rok, przekroczyły dwie z wymienionych powyżej wielkości, jeżeli sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy sporządzały w formie uproszczonej.

Czym jest sprawozdanie z działalności?

Jeśli wiesz już, czy musisz sporządzać sprawozdanie z działalności swojej spółki, to zapewne zastanawiasz się, czym ono jest.

Sprawozdanie z działalności spółki to dokument zawierający istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki. Powinno zawierać ocenę uzyskiwanych przez spółkę efektów oraz wskazywać czynniki ryzyka i opisywać zagrożenia dla spółki. Standardowe sprawozdanie z działalności powinno zawierać informacje o:

• zdarzeniach istotnie wpływających na działalność spółki – jakie nastąpiły w roku obrotowym, który sprawozdanie obejmuje oraz po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
• przewidywanym rozwoju spółki;
• ważniejszych osiągnięciach spółki w dziedzinie badań i rozwoju;
• aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej spółki;
• udziałach własnych spółki, jeśli takie posiada;
• posiadanych przez spółkę oddziałach (zakładach);
• posiadanych przez spółkę instrumentach finansowych.

Ponadto, jeżeli jest to istotne dla oceny rozwoju, wyników i sytuacji spółki, sprawozdanie z działalności powinno również zawierać:

• kluczowe finansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością spółki;
• kluczowe niefinansowe wskaźniki efektywności związane z działalnością spółki;
• informacje dotyczące zagadnień pracowniczych i środowiska naturalnego.

Przy sporządzaniu sprawozdania z działalności należy również pamiętać o jego związku ze sprawozdaniem finansowym. Jeżeli istnieje powiązanie między wartościami wskazanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym a informacjami wskazanymi w sprawozdaniu z działalności, to drugie powinno zawierać odniesienia do kwot wskazanych w sprawozdaniu finansowym.

Sporządzenie sprawozdania z działalności

Sprawozdanie z działalności powinno obejmować ten sam okres, za który sporządza się roczne sprawozdanie finansowe. Jest ono sporządzane na dzień kończący rok obrotowy, który zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Dla przeważającej większości spółek dniem, na który sporządza się sprawozdanie z działalności jest zatem 31 grudnia.

Sprawozdanie z działalności powinno zostać przygotowane nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia, na który jest sporządzane. Spółki, których rok obrotowy kończy się 31 grudnia, powinny zatem sporządzić sprawozdanie z działalności do 31 marca następnego roku.

Za sporządzenie sprawozdania z działalności odpowiada kierownik jednostki. O tym, kogo konkretnie należy rozumieć pod tym pojęciem, pisaliśmy w naszym poprzednim artykule dotyczącym obowiązków sprawozdawczych spółek.

Podobnie jak w przypadku sprawozdania finansowego, sprawozdanie z działalności spółki sporządza się w postaci elektronicznej i podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zasady jego podpisywania jak i odmowy podpisania są analogiczne jak w przypadku sprawozdania finansowego, zatem odsyłamy do artykułu, w którym szczegółowo omówiliśmy tę kwestię. Różnica polega jedynie na tym, że sprawozdania z działalności spółki nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki. Podpisy składają wyłącznie kierownicy jednostki.

Zatwierdzenie sprawozdania z działalności

Po sporządzeniu sprawozdania z działalności, wymaga ono jeszcze zatwierdzenia przez odpowiedni organ spółki. Sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia, na który zostało sporządzone. Sprawozdanie z działalności jest zatwierdzane uchwałą odpowiedniego organu – analogicznie jak w przypadku sprawozdania finansowego. Oba sprawozdania są zatwierdzane na tym samym zgromadzeniu lub zebraniu wspólników.

Należy również pamiętać, że niektóre spółki zobowiązane są do udostępnienia sprawozdania wspólnikom lub akcjonariuszom najpóźniej 15 dni przed jego zatwierdzeniem. Należą do nich:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• spółki akcyjne;
• proste spółki akcyjne.

Złożenie sprawozdania z działalności

Zarząd lub wspólnicy prowadzący sprawy spółki składają sprawozdanie z działalności we właściwym rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie z działalności składane jest elektronicznie poprzez system teleinformatyczny – zazwyczaj przez Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Konsekwencje niesporządzenia i niezłożenia sprawozdania z działalności

Za niesporządzenie sprawozdania z działalności lub sporządzenie go niezgodne z ustawowymi wymogami, zarząd lub wspólnicy prowadzący sprawy spółki podlegają karze grzywny, pozbawienia wolności do lat 2 lub obu tym karom łącznie.

Natomiast niezłożenie sprawozdania z działalności w terminie może prowadzić do wszczęcia przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego. Sąd w takim przypadku wezwie zarząd lub wspólników prowadzących sprawy spółki do złożenia sprawozdania pod groźbą nałożenia na nich grzywny.

Podsumowanie

Tak jak w przypadku rocznego sprawozdania finansowego, przy sprawozdaniu z działalności zarządy lub wspólnicy prowadzący sprawy spółek muszą pamiętać o wielu rzeczach. Przede wszystkim, w sprawozdaniu należy zawrzeć wszystkie wymagane informacje oraz dotrzymać terminów jego sporządzenia, zatwierdzenia i zgłoszenia.

Dopełnienie tych wszystkich obowiązków może przysparzać trudności. W takich sytuacjach zapraszamy do kontaktu z doświadczonymi prawnikami z naszej Kancelarii, którzy pomogą prawidłowo i skutecznie przeprowadzić całą procedurę.